O que é um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar é uma importante ferramenta que auxilia os gestores da escola, alunos, professores, pais e responsáveis de modo eficiente. É um tipo de software que pode ser acessado por qualquer dispositivo móvel com internet. Isso é possível porque ele funciona na nuvem. Ou seja, os dados da instituição de ensino ficam armazenados em servidores que funcionam 24 horas por dia.

Sabemos que ser gestor escolar é muito desafiador, pois, além do compromisso de oferecer uma educação de qualidade e preparar os alunos para o futuro, o gestor precisa buscar formas de aumentar os lucros para manter o negócio sustentável. Mas será que um sistema de gestão escolar realmente ajuda o gestor a vencer esses desafios?

Alguns desses desafios são a captação e retenção de alunos, e principalmente, as altas taxas de inadimplência escolar, que cresceram bastante nos últimos anos.

Para superar esses desafios, é necessário que a gestão seja mais focada em resultados. E não é só isso. É preciso também, procurar formas criativas de melhorar a comunicação com pais, alunos e responsáveis para que a qualidade dos serviços oferecidos seja garantida.

Para ajudar sua instituição de ensino a vencer esses desafios, você vai conferir neste artigo 6 excelentes motivos que apontam o quanto um sistema de gestão escolar pode contribuir para uma gestão de sucesso. Acompanhe!

6 motivos para adotar um sistema de gestão escolar online


1. Integração de todos os setores

A integração de todos os setores da instituição contribui para uma gestão escolar mais eficiente, pois o gestor passa a ter uma visão globalizada, o que ajuda na identificação e correção das falhas em variados processos.

Um bom exemplo, é quando um aluno está com um baixo rendimento na escola. Com o gestor tendo uma visão mais panorâmica por meio do programa de gerenciamento de escolas, ele saberá se o excesso de notas baixas em determinada matéria pode estar ligado a um problema pedagógico ou simplesmente ao grande número de faltas do aluno.

2. Redução da inadimplência escolar

Com o uso de um sistema de gestão financeira para escolas e cursos, o avanço ou diminuição das taxas de inadimplência na escola podem ser facilmente acompanhados através de gráficos e relatórios com dados exatos.

Em caso de inadimplência, o aluno não pode ser impedido de assistir às aulas. Então, quando o problema for identificado, a instituição poderá solicitar a presença dos pais ou responsáveis para uma reunião, a fim de sanar o problema da melhor maneira.

3. Melhor comunicação com pais, responsáveis e alunos

E por falar em reunião com os pais ou responsáveis, a comunicação com eles pode ser feita de modo imediato através do sistema. Os informes a respeito de eventos, reuniões, convites e outros avisos podem ser realizados aos alunos e pais quase que instantaneamente.

Outra vantagem também é que ele oferece um portal do aluno onde pais, alunos e professores podem acessar e encontrar informações essenciais para o acompanhamento do aprendizado do estudante, fortalecendo a parceria entre os pais e a escola.

Os pais têm acesso às notas e faltas do seu filho, bem como informativos sobre calendário de provas e eventos na escola, por exemplo. Os alunos têm acesso a materiais extras postados pelos professores e datas de entrega dos trabalhos, colaborando para que o estudo continue, mesmo fora do ambiente escolar.

Já os professores podem acompanhar se os alunos têm feito uso desses materiais extras, e eles têm a facilidade de registrar notas, faltas e conteúdo dado em aula em um diário escolar digital. Em caso de falta, o aluno consegue saber qual foi o conteúdo dado naquele dia e pode estudar em casa e não se “atrasar” na matéria.

4. Redução de custos

Uma boa gestão passa pelo corte e redução de gastos para utilização melhor das receitas. Investir no bom funcionamento da instituição e na qualidade do atendimento aos alunos, pais e responsáveis é essencial.

Investir mensalmente em um sistema de gestão escolar, ao contrário do que muitos pensam, não é um custo desnecessário, pois o valor que é investido é bem baixo. Além disso, uma ferramenta dessas ajuda a economizar e a reduzir custos.

Tanto na secretaria, quanto no departamento financeiro, pode-se ter maior economia com tempo e material fazendo uso de boletos virtuais enviados ao e-mail dos pais, lembretes da data de vencimento dos boletos ajudando a diminuir a inadimplência e, se for o caso, mensagens de cobrança de mensalidades em atraso.

Outra vantagem, é que documentos e relatórios podem ser acessados diretamente pela plataforma, reduzindo assim, a emissão e impressão dos mesmos.

5. Melhor gestão financeira da escola

Gerir bem o setor financeiro é importante para que a escola se mantenha no mercado. O alto custo das mensalidades pode fazer com que os pais tirem os alunos da escola, o que se mostra prejudicial para a instituição.

Com o controle financeiro adequado, é possível fazer uma análise de custos detalhada e procurar as melhores formas de tornar as mensalidades acessíveis para os pais. É uma iniciativa que gera mais estabilidade para a escola.

6. Aumento da segurança dos dados da escola

Você pode até pensar que não, mas um dos principais benefícios de um sistema de gestão escolar é a maior segurança e organização de dados. Isso acontece porque os dados da instituição de ensino ficam armazenados na nuvem.

Para maior segurança, essas informações só podem ser acessados com a senha e o login do administrador e de seus assessores. Isto é, somente o gestor pode ter o controle absoluto das informações, podendo conceder acesso restrito para determinadas pessoas.

Além disso, o sistema de gestão é protegido por softwares desenvolvidos especialmente para este fim. Então, você poderá ficar tranquilo quanto a segurança dos dados mais confidenciais da sua escola, como as contas bancárias e balancetes de caixa. Com essa plataforma educacional, esses dados estarão protegidos com o suporte de um servidor.

A garantia de segurança se dá por meio de um sistema de senhas com criptografia.

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Com o Proesc as rotinas administrativas, acadêmicas e financeiras de uma instituição de ensino, bem como a comunicação com os pais e alunos, tornam-se mais ágeis e fáceis, pois o sistema integra todos os setores de uma escola, faculdade ou curso.

Ele também possibilita a gestão integrada de todas as escolas da rede de ensino de uma secretaria de educação.

Além do Proesc ser um sistema de gestão escolar completo, ele possui uma equipe especialista na gestão educacional. Eles tiram todas as suas dúvidas e ainda oferecem as melhores soluções para os problemas de gestão da sua instituição, seja na área pedagógica, financeira, ou até mesmo, na captação e retenção de alunos.

Para quem é cliente, eles oferecem consultorias gratuitas, que são focadas em resultados, o que contribui bastante para o sucesso da instituição de ensino.

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